دکتر محمد غواصی / معاون اجرایی تامین سرمایه امید
در بسیاری از سازمان‌ها، انطباق مثل تئاتر فصلی است؛ جایی که همه چیز درست پیش از حسابرسی، ظاهری آراسته پیدا می‌کند. کنترل‌ها اجرا، شواهد جمع‌آوری و رویه‌های عملیاتی استاندارد طبق دستورالعمل‌ها دنبال می‌شوند، اما فقط به این دلیل که کسی بر آن نظارت می‌کند. به محض خاتمه حسابرسی، توجه کم می‌شود، حس مسئولیت‌پذیری (مالکیت) کاهش می‌یابد و همان محیط کنترلی «مورد قبول» آرام‌آرام دوباره به فراموشی سپرده می‌شود. این همان چیزی است که آن را تئاتر انطباق می‌نامیم؛ یعنی وقتی ظاهر کنترل بر اجرای واقعی و مستمر آن اولویت دارد.
مسئله همیشه در خود کنترل‌ها نیست؛ بلکه در فرهنگ ورای آن‌ها است. برنامه انطباق اثربخش، فقط در فصل حسابرسی فعال نمی‌شود، بلکه در تمام طول سال با همان یکپارچگی عمل می‌کند. در اینجا نوشتار، به این موضوع پرداخته می‌شود «چرا فرهنگ، کنترل واقعی است» و «نبود آن، چگونه حتی بهترین فرایندهای طراحی‌شده را به نمایشی پوچ تبدیل می‌کند».
در فرهنگ کنترل قوی، کارکنان فقط به‌خاطر دریافت دستور، از رویه‌های عملیاتی استاندارد پیروی نمی‌کنند؛ بلکه دلیل وجود آن‌ها را درک می‌کنند. این فرایند فقط برای راضی‌کردن حسابرس نیست، بلکه هدف آن محافظت از کسب‌وکار، حفاظت از داده‌ها و جلوگیری از خطا یا تقلب است. انطباق واقعی زمانی اتفاق می‌افتد که افراد حتی وقتی کسی نظارت نمی‌کند، باز هم کار درست را انجام دهند.
برای رسیدن به این هدف، سازمان‌ها باید از اجرای صرف سیاست‌ها/دستورالعمل‌ها فراتر بروند و حس مالکیت ایجاد کنند. این یعنی اطلاع‌رسانی شفاف درباره چرایی هر کنترل، آموزش منظم متناسب با نقش‌ها، شناسایی رفتار اخلاقی و تشویق شفافیت وقتی خطایی رخ می‌دهد. رهبران نقش محوری دارند. وقتی فضای اخلاقی سازمان در بالاترین سطح بر درست‌کاری به‌جای ظاهرسازی تاکید دارد، این طرز فکر به سطوح پایین‌تر منتقل می‌شود. ساختن چنین فرهنگی یک‌شبه ممکن نیست، اما بدون آن، حتی کامل‌ترین محیط کنترلی هم فقط نمایش زودگذر است.
این تفاوت بین کنترل پایدار و تئاتر انطباق است. وقتی کنترل فقط برای عبور از حسابرسی وجود دارد، به نمایشی تبدیل می‌شود که با خاموش‌شدن نورافکن محو می‌شود. اما وقتی فرهنگ زیربنای کنترل باشد، انطباق پایدار می‌شود، نه مشروط. کارکنان با حس مالکیت عمل می‌کنند، نه از سر اجبار. آن‌ها فقط کنترل‌ها را اجرا نمی‌کنند، بلکه محافظ آن‌ها هستند. ایجاد این ذهنیت، هدف واقعی هر تلاش در زمینه انطباق است؛ چون در نهایت چیزی که بیش از شکست کنترل‌ها به سازمان آسیب می‌زند، فرهنگی است که اجازه می‌دهد این شکست‌ها بی‌سرو‌صدا رخ دهند.
فرهنگ آگاه به کنترل چگونه است؟
فرهنگ آگاه به کنترل، فرهنگی است که در آن آگاهی نسبت به ریسک، پاسخ‌گویی و رفتار اخلاقی در ساختار سازمان نهادینه شده است. در چنین محیطی، کارکنان فقط کنترل‌ها را اجرا نمی‌کنند، بلکه هدف آن‌ها را درک کرده و به اجرای درست آن‌ها افتخار می‌کنند. انطباق در این فضاها با ضرب‌الاجل یا حسابرسی هدایت نمی‌شود؛ بلکه با ذهنیتی شکل می‌گیرد که به انجام درستِ کار ارزش می‌دهد.
در چنین فرهنگی، مالکان کنترل وقتی چیزی درست به نظر نمی‌رسد، سوال می‌پرسند، حتی اگر به‌معنای زیر سوال بردن وضع موجود باشد. گروه‌های کسب‌وکار با واحد حسابرسی داخلی و مدیریت ریسک همکاری می‌کنند، نه اینکه در برابر آن مقاومت نشان دهند. تخلفات برای جلوگیری از تشدید پنهان نمی‌شوند، بلکه مورد بررسی قرار می‌گیرند تا سیستم بهتر شود. رهبران الگوی رفتار درست می‌شوند و همین رفتار، استانداردی را برای بقیه اعضای سازمان تعیین می‌کند. کنترل‌ها به‌عنوان عوامل توانمندساز کسب‌وکار دیده می‌شوند، نه باری برای حسابرسی.
این وضعیت را مقایسه کنید با محیط تئاتر انطباق؛ جایی که کنترل‌ها روی کاغذ وجود دارند اما در عمل نهادینه نشده‌اند. در چنین محیطی، مالکیت کنترل‌ها منفعلانه است، از تشدید اجتناب می‌شود و تمرکز بر «قبولی» است نه محافظت. فرهنگ آگاه به کنترل این وضعیت را تغییر می‌دهد؛ چون کنترل را از روال تکراری به مسئولیت تبدیل می‌کند.
شکاف‌های فرهنگی رایج تضعیف‌کننده کنترل‌ها
حتی در سازمان‌های دارای چارچوب‌های کنترلی بالغ، شکست‌ها اغلب از نقاط ضعف طراحی سرچشمه نمی‌گیرند، بلکه ناشی از شکاف‌های فرهنگی هستند که با گذشت زمان اجرای کنترل‌ها را ضعیف می‌کنند. یکی از رایج‌ترین مشکلات، اجرای مکانیکی است؛ یعنی کنترل‌ها فقط برای تیک‌زدن در چک‌لیست اجرا می‌شوند. برای مثال، شاید بررسی دسترسی‌ها به‌موقع انجام شود، اما بررسی‌کنندگان واقعا مجوز کاربران را بررسی نکنند. روی کاغذ کنترل «قبول» می‌شود، اما ریسک همچنان باقی است.
شکست رایج دیگر، رقیق‌شدن مالکیت است. وقتی مسئولیت کنترل بدون آموزش یا زمینه‌سازی به فرد جدیدی منتقل می‌شود، ممکن است درک صحیحی از هدف آن نداشته باشد. در نتیجه، اجرا ماشینی و وظیفه‌محور می‌شود، نه ریسک‌محور.
همچنین، ترس از تشدید، به‌تدریج اعتماد به محیط کنترلی را می‌فرساید. کارکنان در سازمان‌هایی با فرهنگ سخت‌گیرانه یا سرزنش‌محور، شاید به‌جای ارائه گزارش مشکل، آن را پنهان کنند. این کار، علائم اولیه اخطاردهنده را سرکوب کرده و حس کاذب انطباق ایجاد می‌کند.
شاید مشهودترین شکاف فرهنگی، رفتار حسابرسی‌محور باشد، یعنی وقتی کنترل‌ها فقط در بازه‌های حسابرسی به‌طور دقیق اجرا می‌شوند. شواهد به‌صورت پس‌نگار جمع می‌شود، رعایت رویه‌های عملیاتی استاندارد موقتی است و همه‌چیز در زمان حضور حسابرس «منطبق» به‌نظر می‌رسد. اما بعد از حسابرسی، فرایندها دوباره به بی‌ثباتی و بی‌انسجامی برمی‌گردند.
این رفتارها، ویژگی‌های اصلی تئاتر انطباق هستند؛ جایی که تمرکز سازمان بیشتر روی انطباق ظاهری است تا انطباق واقعی. کنترل‌ها شاید وجود داشته، مستندسازی و حتی آزمون شده باشند، اما فاقد فرهنگ لازم برای اثربخشی باشند. شکست واقعی در چک‌لیست نیست، بلکه در ذهنیت است. اینجاست که فرهنگ باید پیش‌رو باشد.
از تئاتر انطباق تا فرهنگ مالکیت
مالکیت واقعی کنترل فراتر از تخصیص نقش یا پر کردن چک‌لیست است و در فرهنگی شکل می‌گیرد که افراد به کنترل اهمیت می‌دهند؛ چون نقش حیاتی آن در مدیریت ریسک را می‌فهمند. بدون این بستر فرهنگی، سازمان در خطر تبدیل شدن به تئاتر انطباق قرار می‌گیرد: نمایشی سطحی از انطباق که با پایان یافتن حسابرسی جمع می‌شود. کنترل‌هایی که فقط برای حسابرسی اجرا می‌شوند، اثر واقعی ندارند و سازمان را آسیب‌پذیر می‌گذارند.
ساخت محیط کنترلی قوی، نیازمند پرورش فرهنگی است که به پاسخ‌گویی و درست‌کاری ارزش می‌دهد. وقتی مالک کنترل حس واقعی مسئولیت دارد و با آموزش و رهبری مشوق شفافیت حمایت می‌شود، کنترل‌ها از یک تشریفات فراتر رفته و به تدابیر حفاظتی فعال تبدیل می‌شوند.
تمرکز ما حسابرسان داخلی باید از بررسی صرف کنترل‌ها روی کاغذ به ارزیابی این موضوع تغییر کند که آیا فرهنگ سازمان حس واقعی مالکیت را ایجاد کرده است یا خیر؛ زیرا در نهایت، کنترل بدون فرهنگ فقط تئاتر انطباق است و فرهنگ بدون کنترل، فقط هرج‌ومرج.
