دکتر محمد غواصی، معاون اجرایی شرکت تأمین سرمایه امید مطرح کرد:

حسابرسان داخلی در اغلب موارد، شرایط موجود را با هدف تعیین مطابقت آن با انتظار/معیارها مورد بررسی قرار می­دهند. عملکرد مورد انتظار بر اساس خط­ مشی‌ها، دستورالعمل­ها و رویه‌های شرکت، قوانین، مقررات، استانداردها، قرارداد ارائه­ی خدمات و رهنمودهای مشابه تعیین می‌شوند.

حسابرسان داخلی باید اطلاعات مربوط را با نتایج کار انجام شده و قابل دفاع، مستندسازی کنند. بنابراین، حسابرسان داخلی هنگام مشاهده مغایرت بین «وضعیت موجود» و «وضعیت مطلوب»، آن را به­عنوان «یافته» ارائه می­کنند. یافته‌ها، جزئیات عدم رعایت و انحراف از معیارها و استانداردها را ارائه و نتایج اجرای رویه‌های انجام‌شده توسط حسابرسان را مشخص می‌کنند. هنگامی که شرایط طبق معیارها باشد، حسابرسان در اطلاع­رسانی خود به دیگران نشان می‌دهند که عملکرد، رضایت­بخش بوده ‌است.

هنگام تهیه یافته‌ها بهتر است از چارچوب نظام­مندی پیروی شود.  الگوی CCCER/5C، چارچوب نظام­مند، قابل اتکا، ساده و در عین­حال موثری را به­منظور مستندسازی یافته­ها فرآهم می­کند. حسابرسان داخلی با بهره‌گیری از این الگو می­توانند واقعیت‌ها را سازمان­دهی کرده و با آمادگی بالاتر و استدلال قانع­کننده، مباحث را با مدیریت مطرح کنند تا توصیه­ها و پیشنهادهای آنان را بپذیرد.

1. معیارها: استانداردهای عملکرد یا مجموعه­ای از انتظارهای ذی­نفعان مرتبط است. معیارها برای انجام ارزیابی‌ها یا رسیدگی‌ها مورد استفاده قرار‌گرفته و عملکرد مورد انتظار را در بر می­گیرند.

هنگام انجام رسیدگی­های مالی، معیارها شامل استانداردهای مالی و حسابداری مرتبط هستند که ثبت معاملات برای اهداف صورت‌های مالی را تجویز می‌کنند. علاوه بر این، معیارها می‌توانند از طریق انتظارهای خارجی نظیر مفاد مندرج در قوانین و مقررات دولتی ایجاد شوند. برخی دیگر از معیارها مبتنی بر انتظارهای داخلی نظیر خط­مشی‌ها/دستورالعمل­ها و رویه‌های سازمان در خصوص آیین رفتار کارکنان، چگونگی استفاده از منابع شرکت، رویه‌های تشریحی نحوه اجرای فعالیت‌های کنترلی یا فعالیت‌های عملیاتی در فرآیندها است. معیارها همچنین می­توانند نظیر آنچه در قراردادها و مفاد قرارداد ارائه­ خدمات وجود دارد، ترکیبی (هم داخلی و هم خارجی) باشند.

حسابرسان داخلی می‌توانند از بیانیه­ ماموریت سازمان، ارزش‌های سازمانی و بهترین رویه­های عملی نیز به‌مثابه مبنای بررسی‌های خود استفاده کنند. به عنوان مثال، اگر فرآیند مورد بررسی فاقد استانداردهای عملکرد زمان-چرخه باشد یا دستورالعمل­های کاری وجود نداشته باشد، حسابرس می‌تواند به بیانیه ارزش شرکت مراجعه کند که براساس آن، ذی­نفعان باید خدمات فوری دریافت کنند و سازمان باید با واکنش سریع به پرسش‌ها و درخواست‌های مشتری، از تصویر خود حفاظت کند. بنابراین، معیارها عبارت از «آن چیزی است که باید وجود داشته باشند».

2. شرایط: به آنچه اشاره دارد که حسابرس در نتیجه به­کارگیری رویه‌های حسابرسی خود پی می­برد. شرایط، شواهد واقعی است که حسابرس داخلی در زمان بررسی خود به­آن دست می‌یابد. رویه‌های حسابرسی داخلی شامل روش‌های جمع­آوری شواهد تصدیقی، بررسی اسناد و مدارک، مشاهده­ شرایط کار و محرک‌ها و انجام محاسبه مجدد اعداد و ارقام با اهمیت است که در صورت لزوم، اجرا می­شوند.

معیارها، «آنچه باید باشد» و شرایط، «آنچه که هست» را نشان می­دهد. یافته‌ها نشانگر تفاوت بین معیارها و شرایط است. اگر آنچه که اتفاق افتاده، مطابق آن چیزی نیست که باید اتفاق بیافتد، این موضوع نشان دهنده نقص، عیب یا نقطه­ضعفی است که گزارشگری را الزامی می­کند.

3. علت: دلیل وجود شرایط است. علت شرح می­دهد که چرا بین شرایط واقعی و شرایط مورد انتظار، اختلاف وجود دارد. حسابرسان داخلی باید به جست­وجو برای تعیین علت ریشه‌ای شرایط بپردازند. قصور در انجام این کار باعث می شود در کار حسابرس، مشکلاتی به­وجود آید و در انتهای پروژه، توصیه‌ها و پیشنهادهای نامناسبی ارائه کند که راه‌حل­های نامناسبی نیستند.

یافتن علت ریشه­ای مسئله یا مشکل، اغلب کار آسانی نیست. در بسیاری از موارد، شاید فقط یک دلیل وجود نداشته‌باشد، بلکه عوامل مختلفی مشکل را به­وجود آورده‌باشند. موضوع‌های فراوانی از این الگو پیروی می­کنند و حسابرسان داخلی باید توجه داشته باشند که نباید علت ریشه‌ای را بدون صرف تلاش­های کافی برای یافتن آن توصیف کنند.

چالش دیگر برای یافتن علت ریشه‌ای، صرف وقت و تلاش زیاد توسط حسابرس است. بسیاری از حسابرسان، برنامه‌های کاری بیش از حد جاه‌طلبانه‌ای تدوین می‌کنند و در تلاش­اند تا بخش بسیار بزرگ انتخاب شده برای موضوع‌ها مورد بررسی را پوشش دهند و زمان کمی را به تجزیه و تحلیل عمیق یافته‌ها تخصیص می­دهند. این امر برای حسابرسانی که خود را محدود به «بررسی سطحی و اجمالی موضوع‌ها، بدون صرف وقت کافی برای بررسی عمیق آن و درک مناسب علت­ها، سبب­ها، تاثیرها و پیامدهای مشکلات شناسایی شده» می­کنند، شرایط دشواری را به­وجود می­آورد.

بعضی از ابزارها می تواند به حسابرسان برای یافتن علت‌های ریشه‌ای مسائل کمک کند. این ابزارها عبارتند از:

• چراهای پنج­گانه: سوال کنید «چرا؟» تا این­که علت ریشه‌ای موضوع را بیابید.
• نمودار علت و معلولی یا نمودار استخوان ماهی: نموداری را ترسیم کنید که به­وضوح همه عوامل احتمالی ایجاد موضوع را نشان دهد تا ببینیم مسئله از کجا می‌تواند شروع شود.
• تجزیه کردن: شرایط را به قسمت‌های کوچکتر تجزیه کنید تا شناخت بهتری از تصویرهای بزرگتر به­دست آید. این کار می‌تواند مستلزم تجزیه و تحلیل داده‌ها نیز باشد.

4. تاثیر: به پیامدهای ناشی از شرایط شناسایی شده/مسئله اطلاق می­شود. تاثیر به ریسک یا در معرض قرار گرفتن سازمان، برنامه و فرآیند به دلیل عدم مطابقت شرایط با معیارها مرتبط است. یکی از رویکردهای مفید برای مستندسازی مناسب تاثیر و حصول اطمینان از انعکاس مناسب یافته در گزارش توسط حسابرس این است که بپرسد: «آخرش که چه؟» چرا باید فردی درباره این شرایط دقت کند؟

اگر حسابرس نتواند پیامد یافته را توضیح دهد، به­سختی می­تواند حسابرسی شونده را درباره وجود مسئله­ نیازمند توجه و اصلاح، متقاعد کند. علاوه بر این، ناتوانی در بیان پیامد، اغلب نشانگر وراجی کردن حسابرس و نه وجود مشکل واقعی است.

یافته‌های کم­اهمیت به موضوع «پرداختن بیش از حد به جزئیات» اشاره دارد که از نظر صاحبکاران حسابرسی، خوشایند نخواهدبود. این موضوع زمانی اتفاق می‌افتد که حسابرس «یافته‌ها با تاثیر و پیامدکم» را گزارش کند. این موضوع بلایی برای مدیریت ارشد و هیئت‌مدیره‌ است که خوانندگان اصلی گزارش‌های حسابرسی هستند و اغلب به موضوع‌های با اهمیت می‌پردازند. در نتیجه، این پدیده به دلیل تمرکز بر روی موارد فرعی به جای موضوع‌های اساسی و با اهمیت نوعی حواس­پرتی است که باعث ضربه به اعتبار حسابرسی خواهدشد.

برای حسابرسان بسیار مفید است که تا حد ممکن، تاثیر یافته‌ها را کمّی کنند. این اقدام باعث می‌شود تا یافته‌ها، مشروعیت و متقاعدکنندگی بیشتری داشته باشند و به عنوان معیار مفیدی برای ارزشِ یافته‌ها به­کار گرفته شوند.

5. توصیه‌ها: اقدام یا مجموعه اقداماتی هستند که در صورت پیاده­سازی موفق موجب خنثی‌شدن علت، توقف تاثیر و بازگرداندن شرایط به وضعیت مطلوب (معیارها) می‌شوند. اثربخشی توصیه‌ها به این موضوع بستگی دارد که حسابرس، جزئیات هر یک از اجرای الگوی CCCER را درک کند. با تشریح مناسب هر کدام از اجزا، یافته‌ها مشروع‌تر و متفاعدکننده‌تر خواهد‌شد؛ به­نحوی که خواننده به همان نتیجه‌ای می‌رسد که حسابرس براساس آن، نقاط ضعف را شناسایی کرده‌است.

توصیه‌ها در مورد اصلاح مشکل باید مقرون به­صرفه باشند. به عبارت دیگر، هزینه اصلاح نقاط ضعف نباید بیشتر از هزینه در معرض قرار گرفتن نواقص شناسایی شده یا زیان ناشی از آن باشد. همچنین برای حسابرس مفید است تا اصول فرآیندهای موثر را در زمان ارائه­ توصیه‌ها در نظر بگیرد. به‌عنوان نمونه، «روش پوکا یوکه یا خطاناپذیرسازی» به گونه­ای روی اشتباهات موجود در فرآیند یا فعالیت تمرکز می‌کند که دیگر عملیات نمی‌تواند نادرست اجرا شود.

ارائه­ یافته‌ها و توصیه‌های متقاعد‌کننده

حسابرسان داخلی باید به خاطر داشته‌باشند که هدف بررسی، تعیین این موضوع است که آیا شرایط برای دست­یابی به اهداف کسب­وکار مساعد هستند یا خیر. گزارش‌های حسابرسی، وضعیت شرایط را انتقال می‌دهند. اگر ساختار و رویه­ها موثر باشند، گزارش‌ها چنین موضوع‌هایی را بیان می‌کنند. اگر شرایط این­گونه نباشد، نقش حسابرس این است که نه تنها مسائل و مشکلات را در گزارش خود بیان کند، بلکه باید آن را به­صورتی توسعه دهد که بهترین توصیه‌ها برای اقدامات اصلاحی را داشته باشد. گزارش باید شواهد کافی ارائه کند تا هیئت‌مدیره و مدیریت را متقاعد سازد که اقدامات لازم را انجام دهند. هدف از نوشتن توصیه‌ها نیز تحقق این موضوع است. به عبارت دیگر، توصیه‌ها، قسمت پایانی کار هستند.

توجه به نکات زیر خواننده را متقاعد می­سازد که یک «مشکل واقعیِ نیازمند اصلاح» وجود دارد:

1. تا حد امکان، کمّی کنید. وقتی حسابرسان داخلی هنگام نگارش گزارش در ارائه­ اطلاعات پشتیبانِ استدلال­ها، قصور می­ورزند، خواننده کنجکاوی و تمایل دانستن خود در مورد اینکه «آیا واقعا مسئله یا مشکل وجود دارد» را از دست می‌دهد. حسابرس باید تا حد ممکن، بزرگی مشکل را براساس مبالغ پولی، تعداد واحدها، درصد معاملات و تعداد افراد تحت تاثیر و مدت زمان وقوع مسئله به اطلاع خواننده برساند. داده‌های فراوان و قابل اتکا، خواننده را متوجه خواهد کرد که مسئله‌ای وجود دارد.
2. اطمینان حاصل کنید که یافته‌ها با اهمیت هستند. از آنجا که مدیران ارشد سازمان به­طور فزآینده‌ای با ریسک‌های پیچیده و آزاردهنده، مدیریت حجم قابل توجهی از معاملات و مبالغ پولی و محدودیت‌های زمانی همیشگی سروکار دارند، لذا نباید یافته‌های حسابرسی کم­اهمیت و جزئی را دریافت کنند.
3. موازنه­ی منفعت-هزینه را در نظر بگیرید. هر فعالیت تجاری، ریسک دارد و رهبران سازمان‌ها آگاه هستند که انجام کسب­وکار با هزینه‌هایی همراه است. این ریسک‌ها نمی‌تواند بیش­ازحد باشد، زیرا در تضاد با اصل احتیاط و مسئولیت امانت­داری برای محافظت از منافع ذی­نفعان به­خصوص مالکان قرار می‌گیرد. به خاطر داشته‌باشید که اگرچه هزینه‌ها می‌تواند پولی باشد، اما موقعیت قبلی یا شهرت نیز می­تواند اثربخشی فعالیت‌های کنترلی را در آینده محدود سازد. حسابرسان داخلی با در نظر داشتن این موضوع باید به ارزیابی هزینه‌ها و منافع کمی و کیفی تلاش خود بپردازند تا از ارائه مسائل کم­اهمیت یا مسائلی که اصلاح آن­ها مقرون به صرفه نیستند، جلوگیری کنند.
4. از زبان مناسب استفاده کنید. گزارش‌های حسابرسی داخلی مرسوم، طولانی و دارای زبان فنی و عناوین متعددی است و در آن از زبان پیچیده و غیرقابل درکی استفاده می­شود که فهمیدن آن را برای برخی از خوانندگان سخت و دشوار می­سازد. اکنون مشخص شده که این رویه، نامطلوب است. زیرا هدف گزارش، انتقال شرایط برجسته پیرو انجام حسابرسی و متقاعدکردن مدیریت به انجام اقدامات اصلاحی ضروری است. حسابرسان داخلی باید بدانند خوانندگان آن­ها چه کسانی هستند و از زبان مناسبی برای مخاطبان خود استفاده کنند. اگرچه بعضی از خوانندگان شاید با عناوین و زبان به­کار رفته مانند نام سیستم­ها، روش‌‌ها و مقررات آشنا باشند، اما با برخی دیگر آشنا نیستند. در نتیجه، ارائه­ موضوع‌ها باید به زبان ساده بیان شود.

5. از قالب خوانا و جذاب برای گزارش استفاده کنید. قالب‌های گزارش‌های حسابرسی تغییر کرده‌‌است و بسیاری از سازمان‌ها اکنون از گزارش‌های یک تا سه صفحه‌ای استفاده می‌کنند. از آنجا که دریافت‌کنندگان گزارش‌های حسابرسی اغلب وقت زیادی در اختیار ندارد، در نتیجه آن­ها نمی‌توانند گزارش‌های طولانی را مطالعه کنند. علاوه بر این، گزارش می‌تواند با ساده‌سازی و استفاده از رنگ، نشانه‌ها، نمودارها، طرح‌ها و جدول‌ها، ساده‌تر شده و با سرعت بیشتری مورد مطالعه قرار گیرد. مزیت دیگر این گزارش‌های ساده، کاهش مدت زمان صرف شده برای حسابرسان به منظور نگارش آن است.
6. ترتیب اهمیت را رعایت کنید. حسابرسان داخلی باید به­دقت تمام یافته‌های ارائه شده در گزارش را بررسی و اطمینان حاصل کنند که آیا مطالب مندرج در آن به ترتیب اهمیت ارائه شده است یا خیر. یافته‌های مهم­تر باید ابتدا ارائه شود و مطالب کم­اهمیت­تر در ادامه آن قرار گیرد. «یافته‌ها را از بااهمیت­ترین به کم­اهمیت­ترین مرتب کن؛ زیرا اگر خواننده وقت کم آورد و نتوانست گزارش را به­طور کامل مطالعه کند، شما می‌‌دانید که او دست­کم، مهم­ترین نکات را خوانده است».
7. یافته‌ها را فشرده کنید. گزارش‌های حسابرسی باید کوتاه‌تر شود. یکی از راه‌های انجام این کار، فشرده‌سازی یافته‌هاست. به عبارت دیگر، برخی از یافته‌ها باید تلفیق شوند تا در مجموع تعداد آن­ها کمتر شود. این اقدامات باعث حذف یافته‌ها نمی‌شود، بلکه آن­ها را گروه­بندی می­کند. در حقیقت، گاهی اوقات، آنچه که فکر می­کنیم یک یافته است، در واقع علامتی از یافته­ دیگری قلمداد می‌شود. لذا فشرده‌سازی آن­ها باعث می­شود که مسئله­ واقعی ارائه شود، یافته‌های قبلی به صورت نمونه‌ای از موضوع بزرگتر بیاید و توصیه‌ها، علت‌های ریشه‌ای مسئله را بیان کند. یک راه برای انجام این کار، استفاده از نمودار وابستگی است.
8. بیش­ازحد طولانی نباشد. مشاهده­های مربوط به طولانی بودن گزارش حسابرسی، بعضی اوقات نشان می‌دهد که خود یافته‌های گزارش، طولانی هستند. یافته‌ها باید بدون از بین بردن جزئیات ضروری، گویا باشند. حسابرسان داخلی باید علاوه بر عدم ارائه­ جزئیات اضافی در خصوص موضوع‌ها به عدم ارائه­ جزئیات غیرضروری نیز دقت داشته‌باشند.
9. از لحن مناسب استفاده شود. برخی از حسابرسان داخلی فراموش می­کنند که هدف اکثر گزارش‌های حسابرسی، «متقاعد کردن خوانندگان برای انجام اقدامات اصلاحی است» نه اینکه به افراد اتهام بزنند یا با آنان به­گونه‌ای رفتار کنند که قصور آنان باعث شده‌‌است که انتظارات عملکرد برآورد نشود. به جز در مورد گزارش‌هایی که شرایط فاحش و خفت­آوری را تشریح می‌کنند، آهنگ و نوای گزارش باید متناسب با شدت مسائل و مشکلات باشد و تعادلی بین ماهیت و اهمیت مسئله با آهنگ و نوای آن برقرار کند. به­طور کلی، بهترین کار این است که گزارش سازنده (سودمند)، مثبت و واقعی باشد و هر نظری درباره­ یک موضوع به شیوه­ منطقی بیان شود. این کار همچنین مستلزم اجتناب از اظهارات منفی اضافی می­شود.